Is het wel eens voorgekomen dat je een e-mail verstuurd naar een contact maar dat deze e-mail uiteindelijk in de spam map terecht komt? Een verstuurd e-mailtje kan zelfs geweigerd worden wanneer deze als spam wordt beschouwd. Dit soort problemen kunnen erg vervelend zijn en helaas is de oplossing niet zo simpel. Dit komt omdat er tegenwoordig intensief gebruik wordt gemaakt van e-mailverkeer en omdat e-mails qua inhoud sterk van elkaar kunnen variëren.
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom jouw e-mail als spam wordt gemarkeerd bij de ontvanger. Wij geven je een opsomming van voorkomende redenen waardoor e-mails als spam worden gemarkeerd en wat je hier zelf aan kunt doen om dit in de toekomst te voorkomen.
Het juiste woordgebruik #
Een e-mail kan geweigerd worden op basis van inhoud. Wanneer dit gebeurt krijg je hier meestal een bericht over. De ontvangende server stuurt (soms automatisch) een reactie terug met de boodschap dat de verzonden e-mail als spam is gemarkeerd. Je krijgt een soortgelijke reactie als: ‘’550 the content of this message looked like spam’’. Dit betekent concreet dat de inhoud in de e-mail bepaalde woorden of stukjes tekst bevat, wat lijkt op spam. Het spamfilter van de ontvanger blokkeert zulke e-mails, enkel op basis van inhoud.
Als je dit wilt voorkomen, zijn er bepaalde zaken waar je op kunt letten. Sommige specifieke woorden en onderwerpen worden als spam gezien en kunnen ervoor zorgen dat een e-mail niet goed aankomt. Natuurlijk zijn de hoeveelheid (hoe vaak het woord/onderwerp terugkomt) en de vorm van gebruik hier ook bepalend in. Online zijn er meerdere websites te vinden met lijsten over woorden die in het spamfilter terecht kunnen komen. Je moet dus goed letten op het woordgebruik, de onderwerpen die je benoemd en waar je de nadruk precies op legt.
Wij hebben er alvast een paar op een rij gezet. Deze woorden of woordgroepen kun je het best vermijden wanneer je wilt dat een e-mail niet in de spammap terecht komt:
- Bespaar
- Gratis
- Korting
- Voordeel
- Abonneer
- Bestel vandaag
- Speciale aanbieding
- Sexueel getinte zaken zoals ‘Viagra’
- Drugs
- Medische behandelingen
- ‘Dit is geen spam’
#
DNS is verkeerd ingesteld #
De kans bestaat dat de ontvanger checks doet door middel van SPF en DKIM. Beide zijn DNS records die je ook zelf voor een eigen domein kunt beheren. Wanneer je een domein hebt dat via ons loopt, wordt dit automatisch voor je ingesteld. Je moet zelf wel eventuele wijzigingen onderhouden. Cloud gebruikers zullen zelf de configuratie voor DKIM moeten uitvoeren en ook SPF valt onder eigen beheer.
Om te achterhalen wat er nog verbeterd kan worden aan jouw mailverkeer, is het verstandig om een test e-mail te versturen naar een zogenaamd test adres. Dit kan je zelf doen met behulp van mail-tester.com. Wanneer je deze test e-mail hebt verstuurd, verschijnt kort erna een overzicht met verbeterpunten. Deze aandachtspunten kan je meenemen en toepassen in toekomstige e-mails.
Gelukkig kunnen SPF en DKIM records gemakkelijk opgelost worden. Dit zijn de meest voorkomende aandachtspunten. Wanneer je een eigen mailserver gebruikt in plaats van de Hostigo mailserver, is het slim om een include toe te voegen aan het bestaande SPF record. Op deze manier zorg je ervoor dat ontvangers die een check doen, weten dat de mailserver erkend is om te mailen via jouw domein. Daarnaast kan DKIM dienen als extra verificatie voor de ontvangers van jouw e-mail.
Voor sommige ontvangers is DMARC een goed hulpmiddel. Het is eenvoudig in te stellen maar het is geen probleem als DMARC ontbreekt. Omdat het maar weinig wordt gebruikt, geeft mail-tester je er ook geen aftrekpunten voor.
Als je het eerdergenoemde toepast, is het in de meeste gevallen mogelijk om de mail-tester succesvol te doorlopen. Toch worden er soms aftrekpunten gegeven. Deze gaan meestal over de opmaak of de inhoud van een e-mail. Zorg ervoor dat je deze adviezen opvolgt, zodat je uiteindelijk een hogere mail-tester score kunt behalen. Wanneer je eenmaal een hoge score hebt, is de kans dat jouw e-mail door technische of inhoudelijke redenen als spam wordt gezien, minimaal.
De ontvanger heeft jouw domein geblokkeerd #
Wat de oorzaak ook is, de mogelijkheid bestaat dat de ontvanger jouw domein heeft geblokkeerd. De ontvanger gebruikt bijvoorbeeld een ‘zwarte lijst’ bestaande uit verschillende domeinen die de ontvanger niet vertrouwt. Wanneer jouw domein hier tussen staat, zal een verzonden e-mail niet op de juiste plek aankomen. Het is verstandig om eerst contact op te nemen met de ontvanger. Het kan namelijk zijn dat de ontvanger perongeluk jouw domein op zijn/haar zwarte lijst heeft geplaatst. Is deze mogelijkheid er niet? Probeer dan de ontvangende host of de e-mailbeheerder te contacteren.
Soms geeft de ontvangende server een reactie via een mail delivery system wanneer zoiets gebeurt. Je krijgt dan een melding die er bijvoorbeeld zo uit kan zien: ‘’550 Email blocked by …’ of ‘550-Message refused by spam filter’’.
Jouw IP-reputatie #
Wanneer je bij Hostigo een Cloud of VPS afneemt, bestaat de kans dat het ip-adres van jouw server een bepaalde reputatie heeft opgebouwd bij de ontvangers van e-mails. Dit kan in je voordeel werken of juist nadelig zijn. Dit alles is afhankelijk van verschillende factoren, die jouw IP-reputatie bepalen. Wij sommen ze voor je op:
- De inhoud van gebruikelijke berichten.
- Berichten die regelmatig bij spam terecht komen.
- De totale hoeveelheid verzonden e-mails.
- Berichten die worden gestuurd naar niet-bestaande e-mailadressen (spamgedrag)
De ontvangende server kan deze reputatie beoordelen en zo bepalen of de mail geschikt is om te bezorgen bij de ontvanger.
Wanneer je geen Cloud / VPS bij Hostigo afneemt maar juist gebruik maakt van één van de shared hosting pakketten, is het bovenstaande voor jou niet van toepassing. De uitgaande e-mails gaan niet meer via het IP-adres van de webserver maar juist via uitgaande IP’s van SpamExperts.
#
Domeinreputatie #
We hebben in een ander artikel uitgelegd hoe IP-reputatie in je voordeel kan werken of juist nadelig kan zijn. Zo kan ook een domein een bepaalde reputatie opbouwen. Een uitzonderlijk voorbeeld; Je domein is misbruikt door een hacker/hackergroep die honderden of zelfs duizenden e-mails heeft verstuurd via jouw domeinnaam. Omdat ontvangende partijen hier niet op zitten te wachten, bestaat de kans dat het specifieke domein op een spamlijst terecht is gekomen.
Wanneer dit gebeurt kan het voorkomen dat verstuurde e-mails automatisch worden geweigerd. Je krijgt mogelijk een foutmelding zoals: ‘’Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked.’’
Tot op de dag van vandaag is er geen voordehandliggende manier om van zo’n vervelende reputatie af te komen. Dat ligt namelijk voor een gedeelte aan de ontvangers. Toch loopt de (slechte) reputatie van een domein uiteindelijk weer terug naar normaal. Dat hangt natuurlijk wel af van de uitgaande e-mails die via het domein worden verstuurd.
Probleem bij het spamfilter van de ontvanger #
Het is gebruikelijk dat de meeste hosts publiekelijk bekende lijsten gebruiken. Deze lijsten geven nauwkeurig aan of een bepaalde afzender of een uitgaand IP-adres in het verleden spam heeft gestuurd. De lijsten worden ook gecontroleerd wanneer je een test doet met behulp van mail-tester.com. Sta je op zo’n publiekelijk bekende lijst en wil je hier zo snel mogelijk weer vanaf? Neem contact op met Hostigo zodat wij samen kunnen zoeken naar een geschikte oplossing.
Backscatterer #
Een uitzondering op de eerdergenoemde spamlijsten is Backscatterer.org. De website bevat verschillende blacklist-servers die werken met zogenaamde ‘afzender verificatie’ bijschriften. Dit omvat algemeen geaccepteerd gedrag en het opvolgen van de SMTP-RFC 5321 regels. Omdat backscatterer.org geen officiële regels volgt, vind je de (officiële) mailservers op de blacklist die wereldwijd bekend is. Backscatterer wordt eigenlijk nooit gebruikt om e-mails te blokkeren, daarom kun je een vermelding hierop gewoon negeren.
SpamRL #
Een alternatief is SpamRL, wat op domein basis werkt. SpamRL analyseert of er veel spam mails van een bepaald adres komen. Waneer je op deze lijst terecht komt, bestaat de kans dat de ontvangende partij je e-mails zal weigeren. Wanneer dit gebeurt, krijg je een notificatie per mail: ‘’550 A URL in this email DOMEIN is listed on https://spamrl.com/’’, waarbij DOMEIN je eigengekozen domeinnaam is.
Wanneer er in het verleden op hetzelfde domein spam is verstuurd, kan het domein op deze lijst komen. Toch laat de praktijk zien dat ook nieuwe domeinen, die nog maar pas zijn geregistreerd, op deze lijst kunnen komen zonder duidelijke aanleiding. Wil je van deze lijst af? Dan kun je het beste een zogenaamde delisting aanvragen op de website van SpamRL. Lukt het niet om dit met SpamRL te regelen? Je kunt ons altijd bereiken als je vragen of problemen hebt. Stuur gerust een mailtje.
#
Greylisting #
Tegenwoordig wordt er ook gewerkt met Greylisting, een effectieve methode om spammende servers te onderscheiden van normale servers. Greylisting werkt met een whitelist en eventueel een blacklist. Het werkt in meerdere stappen;
- Wanneer greylisting ingeschakeld is, zal de ontvangende server iedere e-mail controleren a.d.h.v. de whitelist en een blacklist. Wanneer de e-mail van een onbekende afzender komt, zal deze mail initieel geweigerd worden. De afzender van de geweigerde mail krijgt hier een melding van.
- Als de geweigerde mail van een normale of gezonde server afkomstig is, zal de server na de greylisting melding wederom proberen de mail te bezorgen.
- De ontvangende server kan nu besluiten of de mail van een gezonde server afkomstig is en de mail uiteindelijk accepteren. Als dit gebeurt kom je vaak automatisch op de eerdergenoemde whitelist. In het vervolg zullen mails naar de ontvanger direct aankomen.
Een gezonde server heeft dus een goede ‘reputatie’. Spammers maken juist veel gebruik van ‘ongezonde’ servers die in essentie zijn bedoeld om veel te zenden. Greylisting is daarom effectief tegen spammers omdat iedere mail terug wordt gestuurd, wat zorgt voor grote wachtrijen. Hier zitten spammers niet op te wachten en zo wordt overmatig spammen de kop ingedrukt, gezonde en ongezonde servers zijn namelijk goed van elkaar te onderscheiden.
Een opvallend probleem van greylisting is het feit dat de eindgebruikers hier veel last van kunnen hebben. Wanneer jouw e-mail door greylisting wordt tegengehouden, verschijnt er een soortgelijke melding zoals deze: ‘’Delay reason: SMTP error from remote mail server after end of data: 421 4.2.0 MXIN613 Greylisting wait period active. Please retry later.’’. Het is dus aan de afzender om de mail nogmaals te versturen. Als je dit doet, zal de server dit herkennen en je e-mail toelaten. Dit is overigens geen garantie dat je direct op de whitelist komt, dat is afhankelijk van de instellingen van de ontvanger.
Bekende e-mailproviders (Hotmail, Gmail, Yahoo, Live, etc.) #
De grootste gratis e-mailproviders zijn je vast wel bekend. Dit zijn onder andere: Hotmail, Gmail, Yahoo en Live. Deze providers hanteren eigen spamfilters en daarom beslissen ze zelf wanneer een bericht als spambericht wordt beschouwd. Het kan dus gebeuren dat jouw niet-spambericht toch als spam wordt gezien. Hier is weinig aan te doen, de spamfilters van de eerdergenoemde providers vertellen niet wat de aanleiding is.
Is jouw e-mail als spam aangemerkt bij een van de bovenstaande providers? Dit komt weliswaar erg weinig voor maar het zorgt wel voor ongewenste problemen. Neem daarom altijd contact op met de provider. De praktijk leert ons dat dergelijke providers vaak weinig informatie kunnen vrijgeven over de spamfilters die ze gebruiken of op welke manier zij e-mails markeren of zelfs verwijderen. Omdat de grote gratis e-mailproviders gratis diensten aanbieden, is het vrijgeven van informatie niet zo gemakkelijk als het lijkt. Wanneer je gebruik maakt van één van de eerdergenoemde providers, heb je dus geen controle over de manier waarop e-mails als spam worden gemarkeerd.
#
Een vertrouwelijke afzender #
Eerder hebben we iets uitgelegd over gratis e-maildiensten. Sommige van deze diensten, waaronder Hotmail, werken met een anti-spam systeem. Dit systeem kijkt naar het specifieke domein van de afzender. Als het domein van de afzender niet tussen de contactpersonen of veilige afzenders van de ontvanger staat en wanneer de afzender nog niet eerder heeft gemaild, zal een e-mail standaard in de spambox terecht komen. De ontvanger zal in dit geval je e-mailadres moeten toevoegen aan de contactpersonen of de veilige afzenders, zodat e-mails terecht komen in de inbox.
De ontvanger kan zelf een afzender toevoegen aan de lijst van veilige afzenders. De ontvanger moet hiervoor de volgende stappen volgen:
Stap 1. Aanmelden bij het e-mailaccount.
Stap 2. Klik op het ‘tandwielpictogram’ in de rechterbovenhoek van de postvakpagina.
Stap 3. Klik vervolgens op ‘Meer e-mailinstellingen’.
Stap 4. Klik op ‘Veilige en geblokkeerde afzenders’ onder het kopje Ongeleide e-mail voorkomen.
Stap 5. Klik vervolgens op ‘Veilige afzenders’.
Stap 6. In de lijst van Veilige afzenders vul je het volledige e-mailadres in, of alleen de domeinnaam van het e-mailadres dat toegevoegd moet worden.
Stap 7. Klik tot slot op ‘Toevoegen aan lijst’.
Wanneer je alle zeven stappen hebt doorlopen, zal een provider zoals Hotmail jouw e-mails niet meer markeren als spam. Integendeel, nu komen jouw e-mails gewoon goed aan.
#
Gedeelte van het netwerk op een block list #
Maak je gebruik van Cloud of VPS? Helaas bestaat de kans dat er via Cloud of VPS in het verleden spammails zijn verstuurd. Shared hosting gaat dit tegen met behulp van SpamExperts. Wil je als Cloud-gebruiker ook Spamexperts afnemen om dergelijke problemen tegen te gaan? Dit kun je met ons regelen.
Als je geen SpamExperts gebruikt, kan het zomaar voorkomen dat een verstuurde mail naar een grote gratis e-mailprovider, zoals Hotmail, niet goed aankomt. Je krijgt dan foutmelding: ‘’550 5.7.1 Unfortunately, messages from [IP] weren’t sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list’’.
Deze foutmelding geeft aan dat het IP-adres van de server die jij gebruikt, meerdere mails heeft verstuurd naar adressen van gratis e-mailproviders. Hierdoor wordt mail van een bepaald IP-adres soms automatisch als spam gezien. De hele IP van een server staat dan op een block list. Het is verstandig om te onderzoeken wat hier precies de oorzaak van is. Denk bijvoorbeeld aan een account met een forwarder naar een adres. Wanneer het spamfilter uitstaat, wordt spam mail automatisch doorgestuurd. Zo lijkt het alsof de spam mails afkomstig zijn van jouw IP-adres.
Wil je dergelijke situaties voorkomen? Dan kun je gerust contact opnemen met onze support-afdeling voor een delisting. Met zo’n delisting zorgen wij er voor dat het IP-adres weer van de block list wordt verwijderd. Een foutmelding waaruit blijkt dat een IP-adres is geblokkeerd, is hier wel vereist. Zorg dat je dit kunt aantonen.
Belangrijk! Problemen zoals een geblokkeerd IP, zijn alleen van toepassing op Cloud diensten of VPS diensten. Twijfel je of jij hier ook last van kunt ondervinden met een shared hosting pakket? Ook dan kun je gerust contact opnemen met onze support. Wij helpen je graag!
#
Website formulier e-mails in de spam map #
De meeste CMS systemen mailen niet via de SMTP server als het gaat om uitgaande mail. Dit kan een groot verschil maken. Wanneer je bijvoorbeeld een contact formulier of een bestellingsysteem gebruikt, is het mogelijk dat het versturen van deze mails niet via de SMTP server gaat. Juist het systeemaccount van de webserver, wat aan je cPanel gebruiker is gekoppeld, wordt nu gebruikt.
Dit kan nadelig zijn, omdat dit simpelweg niet het echte e-mailadres is waarmee je mail verstuurd. Daarnaast wordt zo’n mailbox als catch-all gebruikt, wat niet geschikt is voor uitgaande mails. Om deze reden zien veel ontvangers zulke mail al gauw als spam.
Voor het configureren van het website formulier in WordPress of maatwerk websites, lees ook:
Reverse DNS #
De DNS van een domein regelt alle verzoeken op het domein en naar welke servers ze gaan. Dit geldt ook voor al het mailverkeer. Er bestaat ook rDNS (wat reverse DNS betekent). Dit wordt gebruikt om een IP-adres te vertalen naar de hostname van een server. In de praktijk blijkt dit niet per se nodig om te kunnen mailen maar op een Cloud server kan het toch voorkomen dat e-mails worden geweigerd omdat de rDNS onvindbaar is.
Mensen die gebruik maken van Shared Hosting hoeven zich geen zorgen te maken. Dit is namelijk al op onze servers ingesteld. Je zult van dergelijke problemen dus geen last hebben.
Wil je rDNS graag ingesteld hebben op je Cloud? Dat kan! Neem hiervoor even contact op met de support, wij helpen je graag verder. Zo is het mogelijk om rDNS te laten installeren of juist aan te passen, zodat het IP-adres van jouw Cloud server de hostname als antwoord teruggeeft, wanneer er een rDNS verzoek is (denk bijvoorbeeld aan een nslookup op het IP-adres).
Hoe garandeer ik dat mijn e-mails succesvol worden bezorgd? #
In een ideale situatie worden alle e-mails succesvol bezorgd bij de ontvanger. Helaas is dat in de praktijk niet het geval. Dit is afhankelijk van de ontvangende partij en hoe zij met jouw e-mails omgaan. Je kunt ook zelf een aantal dingen doen om ervoor te zorgen dat jouw mails (technisch gezien) niet als spam worden beschouwd. Gebruik bijvoorbeeld de mail-tester en bekijk kritisch alle verificatie checks die worden aangegeven. Als je deze implementeert, verhoog je de kans dat jouw e-mail niet zomaar in de spambox van de ontvanger terecht komt. Let ook goed op de inhoud en over welke onderwerpen er wordt geschreven.
Zelfs als je beide acties onderneemt, heb je nooit 100% gegarandeerd succes dat een e-mail wordt afgeleverd. Als er technisch gezien geen redenen meer zijn om een e-mail als spam te markeren, kan dit alsnog voorkomen. Neem in dit geval contact op met de ontvangende partij. De ontvanger van e-mail kan hoogstwaarschijnlijk in de maillog opzoeken wat de aanleiding van het probleem is geweest
